Automatisierung vs. Personal – warum „entweder oder“ die falsche Frage ist

Stell dir vor, du sitzt spätabends noch im Büro. Dein Kalender ist überfüllt, dein Slack-Postfach glüht und gleichzeitig stapeln sich manuelle Aufgaben, die dich von wichtigen Entscheidungen abhalten. Kommt dir bekannt vor? Willkommen im operativen Hamsterrad. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer stehen irgendwann vor der Frage: Soll ich automatisieren oder lieber Personal aufstocken? Aber genau hier liegt der Denkfehler. Es geht nicht um ein „Entweder-oder“, sondern um das „Wie kombiniere ich beides sinnvoll?“, um dein Unternehmen effizient UND menschlich skalierbar zu machen.

Automatisierung: Mehr als nur Software und Tools

Wenn von Automatisierung gesprochen wird, geht es oft um Tools wie Zapier, Make oder KI-gestützte Assistenten. Klar, die sind Gold wert. Aber Automatisierung beginnt deutlich früher – bei deinen Prozessen. Du kannst keine schlechten Abläufe automatisieren und erwarten, dass sie plötzlich effizient sind. Stattdessen musst du zuerst Klarheit über deine Workflows schaffen: Wo entstehen Wiederholungen? Was raubt dir oder deinem Team Zeit, ohne echten Mehrwert zu liefern? Ich erinnere mich gut an ein Startup, das stundenlang Vertriebs-E-Mails manuell verschickte. Ein Kollege kopierte Leads aus Hubspot in Excel, filterte sie und baute die Nachrichten von Hand zusammen. Nach einem halben Tag Prozessklärung und 2 Stunden Make-Integration lief es automatisch – jeden Morgen mit tagesaktuellen Daten. Und das Team war plötzlich wieder mit echten Kundengesprächen beschäftigt.

Vorteile der Automatisierung

- Du reduzierst menschliche Fehler drastisch. - Aufgaben kosten weniger Zeit und Nerven. - Skalierung wird möglich, ohne dass du sofort mehr Leute brauchst. - Du sicherst Wissen durch dokumentierte Prozesse. Aber (und das ist wichtig): Automatisierung entlastet. Sie ersetzt nicht das, was Menschen einzigartig macht – Empathie, Intuition, Verantwortung.

Warum Menschen der entscheidende Faktor bleiben

Während Automatisierung repetitive, strukturierte Aufgaben übernimmt, lösen Menschen Probleme – kreativ, flexibel, empathisch. Gerade wenn du komplexe Kundenanforderungen hast, ein Team führen musst oder in Strategiefragen nicht weiterkommst, brauchst du frische Perspektiven. Und genau hier kommt dein Personal ins Spiel. Gute Mitarbeitende, die sich nicht ständig mit Admin-Kleinkram beschäftigen müssen, entwickeln Ideen, wachsen über sich hinaus, treiben Innovation voran. Genau das willst du als CEO, oder?

Beispiele für ideale Team-Automation-Kombis

- Dein Sales-Team nutzt ein CRM, das alle Interaktionen automatisch dokumentiert. So bleibt mehr Zeit fürs Zuhören und Verhandeln. - Onboarding neuer Mitarbeitender läuft über automatisierte Checklisten, Erinnerungen und Vorlagen – dennoch begleitet vom People-Manager. - Dein Marketing-Team hat eine KI, die Inhalte vorschlägt – die Strategie, Tonalität und Feinschliff übernimmt aber der Mensch. Es ist wie bei einem Hochleistungsteam: Die Maschine macht sauber Tempo, der Mensch setzt die Richtung. Beides brauchst du für echtes Wachstum.

So findest du die richtige Balance im Unternehmen

Du fragst dich jetzt vielleicht: Okay, aber wie mache ich das konkret? Wo ziehe ich die Grenze zwischen Mensch und Maschine? Hier kommt ein klarer 4-Stufen-Plan – den hast du als Gründer oder CEO selbst in der Hand.

1. Prozesse sichtbar machen

Du kannst nur verbessern, was du kennst. Starte mit einer Prozesslandkarte: Welche Aufgaben fallen regelmäßig an? Von wem werden sie erledigt? Welche Tools sind beteiligt? Nutze dafür Tools wie Miro oder Notion, oder ein einfaches Whiteboard. Wichtig: Beziehe dein Team ein – sie kennen die Pain Points meist besser als du.

2. Automatisierbare Anteile identifizieren

Sobald deine Prozesse stehen, sieh dir jede einzelne durch folgende Brille an: - Ist das wiederholbar? - Gibt es klare Regeln oder Trigger? - Lässt sich das durch vorhandene Tools abbilden? Beispiele für sofortige Automatisierung: - Rechnungserstellung via Buchhaltungstool - Folge-E-Mails nach Kundenkontakt - Erinnerung an fällige Dokumente Wenn du dir dabei nicht sicher bist: Frage dich, ob dein Lieblings-Virtueller Assistent das mit Anleitung umsetzen könnte. Falls ja, ist Automatisierung möglich!

3. Verantwortlichkeiten neu denken

Du brauchst ein Team, das mitdenkt – und das entlastet du, indem du es sinnvoll mit Technik kombinierst. Statt Namen an Aufgaben zu hängen (“Lisa macht immer das Reporting”), frag: Welche Rollen und Fähigkeiten braucht dieser Prozess? Wer trifft Entscheidungen? Was kann vorher automatisiert werden? So entstehen hybride Workflows mit klaren Schnittstellen zwischen Mensch und Automatismus – was deinen Laden nicht nur robuster, sondern auch attraktiver für Talente macht.

4. Tools bewusst wählen – weniger ist mehr

In der Euphorie wird oft jeder Prozess sofort digitalisiert. Aber: Jedes neue Tool ist auch Pflegeaufwand und Lernzeit. Frag dich deshalb bei jeder Software: - Ersetzt sie wirklich manuelle Arbeit? - Macht sie Prozesse transparenter? - Wie gut passt sie zu bestehenden Tools? Mein persönlicher Favorit: Systeme, die APIs haben. Nur so lassen sie sich gut in komplexe Abläufe einbetten. Plattformen wie Make, Zapier oder n8n sind dann echte Drehkreuze – elegant, skalierbar und mit wenig Pflege.

Fehler, die du vermeiden solltest

Genauso wichtig wie das „Wie“ ist das „Was du nicht machen solltest“. Hier die drei häufigsten Stolperfallen, die ich bei Unternehmen aller Größen sehe:

1. Wildwuchs durch Tool-Flut

Zu viele Tools ohne sauberes Setup führen oft zu mehr Chaos als Ordnung. Besonders im wachsenden Unternehmen entstehen dann doppelte Datensätze, Versionskonflikte und Abhängigkeiten. Halte es lean.

2. Versuch, Menschen komplett durch Technik zu ersetzen

Gerade kreative Arbeit, komplexe Entscheidungen und echte Kommunikation sind nicht (und werden nie) vollständig automatisierbar sein. Wenn du Marketing oder Recruiting völlig versuchst zu automatisieren, verlierst du Authentizität und Menschlichkeit.

3. Keine Schulung des Teams

Automatisierung bringt nur etwas, wenn dein Team die neuen Abläufe versteht und mitträgt. Oft fehlt genau das – Schulung, Übung, Fallszenarien. Lass sie mitgestalten, stell Fragen, evaluiere gemeinsam.

Fazit: Menschen UND Maschinen – dein unfairer Vorteil

Ich kenne viele Führungskräfte, die Vollgas in die Automatisierung wollen – und dabei übersehen, dass es nicht um Technologie geht, sondern um Verantwortung. Genauso kenne ich Unternehmen, die auf Bewährtem beharren und anfangen zu stagnieren. Wachstum entsteht, wenn beides klug zusammenspielt. Was würde passieren, wenn dein Team sich auf ihre Stärken konzentrieren könnte – weil sie die nötige technische Rückendeckung haben? Wenn deine Prozesse sauber, messbar und jederzeit anpassbar wären? Mein Impuls für dich: Mach den ersten Schritt. Nicht allein, sondern mit deinem Team. Nimm einen Bereich und überlege: Was davon könnte 80 % automatisiert werden – und wie wird der Rest durch Menschen wirklich besser? Ich verspreche dir: Die Kombination bringt nicht nur Effizienz. Sondern echtes Momentum.