„Arbeitest du hart – oder smart?“

Viele von uns leben nach dem Mantra, dass Erfolg nur durch mehr Zeit und Energie erreicht werden kann. Doch was, wenn ich dir sage, dass du mit weniger Einsatz oft mehr erreichen kannst? Willkommen in der Welt von Pareto, oder wie es im Alltag heißt: der 80/20-Regel. Lass uns gemeinsam entdecken, wie du dieses mächtige Prinzip nutzen kannst, um dich aus dem operativen Tagesgeschäft zu befreien und endlich an deinem Unternehmen statt nur in deinem Unternehmen zu arbeiten.

Was ist die 80/20-Regel – und warum solltest du sie kennen?

Die 80/20-Regel geht zurück auf den italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto, der Ende des 19. Jahrhunderts bemerkte, dass 80 % des Reichtums in Italien auf 20 % der Bevölkerung verteilt waren. Seitdem wurde das Prinzip in unzähligen Bereichen bestätigt und bietet uns eine universelle Wahrheit: 20 % der Ursachen führen zu 80 % der Ergebnisse.

Das klingt nach einer einfachen Faustregel, nicht wahr? Doch ihr volles Potenzial entfaltet sich erst, wenn du sie bewusst in deinem Alltag anwendest. Denn hier versteckt sich oft die Lösung für eines der größten Probleme vieler Führungskräfte: sich von unwichtigen Aufgaben loszureißen und Raum für strategisches Arbeiten zu schaffen.

Die Kosten deines operativen Tagesgeschäfts

Wenn du als Gründer, CEO oder Führungskraft stets “alles selbst in der Hand hast”, wirst du schnell zum Flaschenhals deines Wachstums. Ich weiß das aus eigener Erfahrung. Früher habe ich mich an jede noch so kleine Entscheidung geklammert. Die Kunden wollten schließlich „mich“ – oder zumindest glaubte ich das damals. Doch je tiefer ich in den operativen Details steckte, desto weniger Zeit blieb für die wirklich wichtigen Themen: Vision entwickeln, Standards etablieren, bestehende Strukturen optimieren.

Und genau hier setzt die 80/20-Regel an: Sie zwingt dich, den Fokus auf das zu legen, was wirklich zählt.

Wo beeinflusst die 80/20-Regel dein Unternehmen?

Falls du denkst: “Klingt cool, aber wie finde ich diese 20 %, die den Unterschied machen?”, lass uns die Praxis betrachten. Hier sind einige konkrete Bereiche, in denen du Pareto sofort anwenden kannst:

1. Kundenanalyse: Wer bringt Umsatz – und wer bringt nur Arbeit?

Hast du schon einmal geprüft, welche deiner Kunden tatsächlich den Großteil deines Umsatzes ausmachen? Statistisch gesehen generieren 20 % deiner Kunden 80 % deines Umsatzes. Der Rest? Bindet Ressourcen, verursacht Kopfschmerzen und hält dich vom Wachstum ab.

Handlungsempfehlung:

• Analysiere deine Kundenliste. Wer sind die Top-Performer? Wer steuert regelmäßig große Aufträge bei?
• Trenne dich konsequent (und respektvoll) von Kunden, die unverhältnismäßig viel Management-Aufwand verursachen.

✨ Beispiel: Ein ehemaliger Kunde von mir – ein Agenturinhaber – erkannte, dass ein bestimmter Bereich von Kleinaufträgen zwar 60 % seiner Kunden ausmachte, aber nur 10 % des Umsatzertrags. Heute bietet er gezielt Premium-Dienstleistungen für sein profitabelstes Kundensegment an – und hat seinen Umsatz gleichzeitig verdoppelt.

2. Produktivität: Welche 20 % deiner To-Dos machen den Unterschied?

Hier eine Wahrheit, die wehtut: Nicht jede Aufgabe auf deiner To-Do-Liste ist gleich wichtig. Manche Dinge glänzen nur durch Aktivität, nicht durch Effektivität. Du brauchst Mut, um konsequent Prioritäten zu setzen – aber die Ergebnisse rechtfertigen es.

Handlungsempfehlung:

• Nimm dir am Monats-, Wochen- oder Tagesbeginn Zeit, zu priorisieren. Welche Aufgaben tragen nachweislich zum Erfolg deines Unternehmens bei?
• Streiche mindestens 30 % der unwichtigen Aufgaben und delegiere den Rest.

✨ Persönlicher Einblick: In meinen früheren Jahren als Berater habe ich oft versucht, jedes Kundendetail selbst zu betreuen. Doch ich erkannte schnell, dass ich nicht bezahlt werde, um E-Mails von links nach rechts zu schieben. Der Mut, “Nein” zu den unwichtigen Dingen zu sagen, war der Gamechanger.

3. Mitarbeiter & Projektleistung: Die 20 %, die das Team voranbringen

So wie nicht jeder Kunde gleich profitabel ist, so tragen auch nicht alle deiner Projekte oder Mitarbeiter im gleichen Umfang zum Wachstum bei. Investierst du Zeit und Ressourcen auf die Bereiche, die wirklich Ergebnisse bringen?

Handlungsempfehlung:

• Projekte hinterfragen: Welche 20 % der Projekte sind wirklich entscheidend für den Erfolg?
• Team stärken: Finde deine Top-Performenden und überlege, wie du sie fördern kannst. Oder anders gesagt: Baue mehr um deine Talente herum – nicht um deine Schwächen.

80/20 konkret umsetzen: So startest du

Alles Theorie soweit. Aber wie setzt du Pareto jetzt tatsächlich um? Hier ein kleines Praxis-Framework, das dich unterstützt:

1. Werde ehrlich zu dir selbst.

Mach dir bewusst, dass du nicht alles schaffen kannst – und auch nicht solltest. Schalte deinen Perfektionismus einen Moment lang aus.

2. Analysiere dein Umfeld.

Prüfe systematisch, wo du Pareto in deinem gesamten Unternehmen einsetzen kannst: von Abläufen über Kunden, Aufgaben bis hin zu deiner eigenen Zeit. Noch besser: Holt euch als Führungsteam die Frage mit ins Meeting: "Was sind die kritischen 20 %?"

3. Baue Routinen und Tools ein.

Kleiner Hack: Arbeite mit Zeitmanagement-Methoden wie der Eisenhower-Matrix (wichtig vs. dringend) oder mit Automatisierungslösungen, die repetitive Aufgaben abnehmen. Die besten 20 % an Tools können 80 % deiner Arbeitslast erleichtern.

✨ Tipp: Du bist dir nicht sicher, wo du am besten anfängst? Mach dir eine Liste deiner aktuellen Aufgaben und priorisiere knallhart – dein zukünftiges Ich wird es dir danken.

Mein Fazit

Die 80/20-Regel ist weit mehr als nur eine strategische Methode – sie ist eine neue Denkweise. Indem du dich auf das Wesentliche konzentrierst, kannst du Klarheit schaffen, Energie sparen und gleichzeitig bessere Ergebnisse erzielen. Beginne heute damit, Pareto in deinem Alltag umzusetzen, und du wirst erleben, wie dein Unternehmensleben nicht nur leichter, sondern vor allem erfolgreicher wird.