Die Macht der Automatisierung: Warum Digitalisierung mehr als ein Buzzword ist

Ich bin mir sicher, du hast das Wort „Automatisierung“ schon unzählige Male gehört – in Artikeln, Podcasts oder auf Konferenzen. Doch wie stehst du selbst dazu? Ist es für dich ein schönes Gedankenspiel, das für die Großen der Tech-Branche reserviert bleibt? Oder siehst du es als Chance, dein Unternehmen effizienter und krisenfest zu machen? Wenn du noch zögerst, lass uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie Automatisierung konkret funktioniert – und was sie für dich leisten kann.

Mehr Zeit für strategisches Denken: Der eigentliche Mehrwert

Einer der größten Vorteile von Automatisierung? Sie gibt dir als Führungskraft mehr Raum, um dich mit den wirklich wichtigen Dingen zu beschäftigen. Vielleicht kennst du das Muster: Dein Kalender platzt vor Meetings, Ad-hoc-Entscheidungen und operativen Kleinigkeiten. Strategisches Arbeiten? Bleibt auf der Strecke. Doch genau darin liegt der Kern deiner Verantwortung als CEO oder Gründer.

Ich erinnere mich an eine Phase, in der ich selbst im operativen Alltag förmlich ertrank. Egal ob Rechnungsprüfung, E-Mails oder Urlaubsanträge – mein Tag bestand aus dem Abarbeiten unerledigter Aufgaben. Erst als ich begann, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren, sah ich eine echte Veränderung. Endlich wurde mehr Zeit auf meiner To-do-Liste frei. Und ich erkannte: Es geht nicht nur darum, Dinge schneller zu erledigen. Es geht darum, deinen Kopf für das große Ganze frei zu bekommen.

Wie du ganz konkret starten kannst

Falls Automatisierung in deinem Business noch ein Fremdwort ist, gibt es gute Nachrichten: Du musst dafür keine riesigen Systeme implementieren oder ein gigantisches IT-Budget einplanen. Stattdessen lohnt es sich, klein zu beginnen. Zum Beispiel bei Verwaltungsaufgaben, die dich sowieso stören, aber täglich Stunden kosten.

• Buchhaltung: Tools wie DATEV oder Lexoffice automatisieren Rechnungsstellung, Steuerberechnungen und Verknüpfungen mit deinem Bankkonto.
• E-Mails: Richte E-Mail-Regeln ein, die automatisch Aufgaben an deine Teammitglieder weiterleiten oder standardisierte Antworten senden (etwa mit Gmail oder Outlook).
• Social Media: Über Plattformen wie Hootsuite oder Buffer kannst du deine sozialen Kanäle im Voraus planen und Inhalte autark veröffentlichen lassen.

Schon diese kleinen Stellschrauben machen einen spürbaren Unterschied im Tagesgeschäft. Wichtig ist dabei, den Fokus nicht auf Perfektion zu legen, sondern auf Fortschritt. Teste, justiere und erweitere dann schrittweise.

Sind meine Mitarbeitenden verzichtbar?

Eines möchte ich klarstellen: Automatisierung entwertet nicht den Menschen. Viele Mitarbeiter befürchten, dass Software ihre Jobs ersetzt – doch meine Erfahrung zeigt das Gegenteil. Statt Routinearbeiten zu übernehmen, können Teams ihre Kreativität besser entfalten und echte Ergebnisse liefern.

Oft sprechen mich Führungskräfte besorgt darauf an: „Jonah, funktioniert der zwischenmenschliche Bereich dann überhaupt noch?” Absolut! Automatisierung ist ein Unterstützungswerkzeug. Sie schafft Raum, um Kunden und Mitarbeitende mit echter Aufmerksamkeit und Wertschätzung zu behandeln. Und genau das ist es, was langfristig Vertrauen und Loyalität fördert – intern und extern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ich hatte bereits das Vergnügen, ein mittelständisches Unternehmen bei der Einführung einer automatisierten Kundenlösung zu begleiten. Zuvor fühlte sich ihr Service-Team von Anfragen überrannt, Arbeitszeiten explodierten regelmäßig. Der Schritt zu Automatisierung? Zunächst skeptisch, später ein Gamechanger.

Mit einer Kombination aus Chatbot-Assistent und zentralem CRM-System gelang es, einfache Anfragen automatisch abzuwickeln – ohne Eingriff des Teams. Plötzlich war das Team in der Lage, sich wieder intensiv mit strategischen Weiterentwicklungen zu beschäftigen: Workshops über Kundenfeedback, innovative Konzepte und intensivere Betreuung nach größeren Projekten. Das Ergebnis? Deutlich zufriedeneres Personal, ein spürbarer Umsatzschub und noch zufriedenere Kunden.

Kennzahlen, die dich überzeugen werden

Lass uns über Daten sprechen, denn Zahlen lügen bekanntlich nicht. Laut einer Studie des McKinsey Global Institute lassen sich bis zu 45 Prozent aller Aufgaben in Unternehmen durch Automatisierung lösen. Und Gartner schätzt, dass Betriebe allein durch Prozessautomatisierung bis 2025 50 % mehr Effizienz erreichen können.

Jetzt stell dir vor, dein Unternehmen springt auf diesen Zug auf. Je früher du den Anfang wagst, desto schneller spürst du den Wettbewerbsvorsprung. Aber vergiss nicht: Automatisierung ist kein Selbstläufer. Sie erfordert Planung, Umsetzung und vor allem das Mitziehen deines Teams.

Change Management: So nimmst du deine Mitarbeiter mit

Die größte Herausforderung in solchen Prozessen ist nicht unbedingt die Technologie, sondern der menschliche Faktor. Mitarbeitende müssen das Ziel erkennen und verstehen, welche Rolle sie darin spielen. Mein Tipp? Kommunikation, Kommunikation und noch mehr Kommunikation.

Hol deine Teams früh ins Boot. Zeige ihnen konkrete Vorteile, z. B. weniger Überstunden oder stressige Monotonie. Organisiere Schulungen und erlaube Fehler – denn Trial & Error gehört zu jeder Veränderung. Am Ende sollte sich jeder als Teil des Transformationserfolgs fühlen, statt nur als passiver Zuschauer.

Und wenn es nicht perfekt läuft?

Klar, es kann Stolpersteine geben. Vielleicht passen Tools nicht optimal zu deinen Workflows, oder interne Prozesse müssen zunächst im Detail analysiert werden. Das heißt jedoch nicht, dass du scheitern wirst. Betrachte Rückschläge lieber als Lerneinheiten. Umsetzungsstärke entsteht oft nur durch Anpassung und Beständigkeit.

Beispielsweise konnte ich bei einem Projekt keinen perfekten Automatisierungsgrad erreichen. Stattdessen überlegen wir uns flexible Lösungen, die regelmäßig geprüft und angepasst werden. Das Fazit damals: besser eine 70 %-Lösung heute, als endlos auf Zukunftsvisionen zu warten.

Führe dein Unternehmen in die Zukunft

Automatisierung ist weitaus mehr als Trend oder Modebegriff. Sie hat die Kraft, deinen Führungsstil grundlegend zu verändern – hin zu mehr Weitblick und Handlungsfreiheit. Erfolgreiche Unternehmerinnen und Unternehmer verstehen dabei, dass digitale Transformation Reise und nicht Ziel ist.

Also: Sieh die Automatisierung als Motor, der dich vom Sog des Tagesgeschäfts befreit. Kleine Änderungen ebnen den Weg zu großen Ergebnissen. Fang am besten noch heute an und beobachte, wie dein Unternehmen die nächste Ebene erreicht. Du wirst überrascht sein, wie viel einfacher es wird, strategische Ziele zu erreichen – ohne dauernden Stress.